Facture mensuelle pour le ménage de vos bureaux : virement, ICE et avoirs, mode d'emploi

Pour une entreprise, le ménage des bureaux pose souvent plus de questions administratives que pratiques. Qui remet l'argent à l'intervenante ? Comment justifier la dépense en comptabilité ? Que faire quand une séance tombe un jour férié ? La facture mensuelle répond à tout cela d'un coup. Voici comment elle fonctionne chez Chronomenage, étape par étape.

1. Vous réservez une seule fois

Vous choisissez les jours et les heures de passage (par exemple lundi, mercredi et vendredi à 8 h, avant l'arrivée de l'équipe), la durée de chaque séance et l'intervenante. Vous indiquez aussi, une seule fois, le nom de votre entreprise et son ICE : ils figureront sur toutes vos factures.

Les séances se réservent ensuite toutes seules, jusqu'à la fin de votre abonnement.

2. Vous choisissez votre cycle de facturation

Deux possibilités, au choix, depuis l'onglet « Factures » de votre espace client :

• Au 1^er du mois : chaque facture couvre un mois calendaire. Elle vous est envoyée le 25 du mois précédent. C'est le plus simple pour la comptabilité.
• À la date anniversaire : si votre abonnement a commencé le 15, chaque facture va du 15 au 14 du mois suivant. Elle vous est envoyée 6 jours avant.

La toute première facture couvre la fin de la période en cours : par exemple, au 1^er du mois, la fin du mois en cours, et le mois suivant si vous démarrez après le 15.

3. Ce que contient la facture

La facture reprend les séances prévues sur la période, avec leur prix hors taxe, la TVA à 20 % et le total TTC. Elle porte le nom de votre entreprise, son ICE et l'échéance de paiement : la veille de la première séance de la période, à 20 h. C'est une facture « en attente de paiement », que vous réglez d'avance.

4. Vous réglez par virement

Le RIB de Chronomenage s'affiche dans votre espace client, avec un bouton pour le copier. Une fois le virement fait, envoyez le reçu :

• depuis l'onglet « Factures » de votre espace client, en photo ou en PDF ;
• ou sur notre WhatsApp professionnel.

Le reçu est lu automatiquement (montant, date, bénéficiaire). Si tout correspond, le paiement est validé tout de suite ; sinon, notre équipe le vérifie. Dès la validation, la facture acquittée est disponible au téléchargement dans votre espace client, et vous la recevez par email.

5. L'intervenante n'a rien à encaisser

Quand la facture est payée, votre intervenante le sait : elle reçoit la veille un message indiquant que la séance est déjà réglée. Plus d'espèces à préparer, plus de reçus à demander à chaque passage. Sa rémunération lui est versée par Chronomenage.

Si le virement n'est pas arrivé à temps, rien n'est bloqué tout de suite : la séance a lieu et vous réglez l'intervenante sur place, comme d'habitude. Ce montant est ensuite déduit de votre facture suivante, pour que vous ne payiez jamais deux fois.

6. Séance annulée, jour férié, séance raccourcie : l'avoir

Vos bureaux sont fermés un jour férié ? Vous annulez une séance pendant les congés ? Une séance a été raccourcie ? Comme elle était déjà payée, son montant (ou la différence) devient un avoir, déduit automatiquement de la facture suivante. Vous le voyez dans le détail de la facture, dans votre espace client.

Le plus simple est d'annuler les séances au fur et à mesure, dès que vous connaissez une fermeture : la facture suivante en tient compte toute seule.

7. Une question sur une facture ?

Dans l'onglet « Factures », chaque facture a un lien « Une remarque sur cette facture ? » : une séance en plus, une séance en moins, une erreur de nom… Votre message arrive directement à notre équipe, qui vous répond.

En résumé

Une réservation, une facture par mois, un virement : l'entretien de vos bureaux devient une ligne de dépense claire, sans espèces ni papiers. Pour démarrer, découvrez nos offres pour les professionnels ou réservez l'entretien de vos bureaux en ligne.